ARCHIVES & ARCHIVAGE
Dans vos locaux en fonction de vos classements, de vos outils et de la description de vos processus , après analyse nous élaborons un plan d’action afin de récupérer vos archives dans les meilleures conditions . Nous établissons un planning, effectuons une revue de chantier et mettons en place des bordereaux d’enlèvement.
Notre objectif restant la fluidité dans l’acheminement afin de pouvoir restituer rapidement vos documents même en cours de transfert.
Pendant la durée de conservation nous évaluons et améliorons dans la mesure du possible la qualité de service.
Notre service va de l’archive courante, documents d’utilisation habituelle qui font l’objet de manipulations et consultations fréquentes aux archives dites « intermédiaires » (documents qui ont cessés d’être des archives courantes mais qui pour des raisons légales et reglementaires ne peuvent être détruits).
Dès leurs entrées dans nos locaux sécurisés, l’ensemble de votre fond d’archive est répertorié, et chaque boite est saisie dans un fichier (avec réplication dans le « Cloud ») afin d’assurer une sécurité maximale.
Ce fichier permettre à nos collaborateurs d’identifier très facilement l’archive demandée et de pouvoir vous la restituer par scan to mail, ou par porteur si vous avez besoin de l’original.
Chaque types d’archives a une durée de vie légale , nous suivons pour vous ces dates et vous proposons des les détruire. Bien entendu un bordereau d’élimination avec accord écrit de la personne habilité sera demandé avant toutes destructions.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrats | 10 ans à compter du terme du contrat (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Copie des lettres envoyées (correspondance commerciale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Lettres reçues (correspondance commerciale) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Chèque à déposer | Ils sont valables pendant 1 an et 8 jours maximum, à compter de la date figurant sur le chèque. Passé ce délai, votre chèque ne pourrez plus encaisser ce chèque |
| Relevés de compte | 10 ans (30 ans recommandé) |
| Talons de chèque | 10 ans (article 110-4 du Code du Commerce) |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bilans, comptes de résultat et annexe | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Bons de commandes | 10 ans |
| Bons de livraison | 10 ans |
| Factures fournisseurs | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Honoraires clients | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Livres et registres comptables | 10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Déclaration d’impôt sur le revenu | 3 ans (par exemple, la déclaration des revenus 2006 peut être controlée jusqu’au 31 décembre 2009) |
| Justificatifs de TVA | 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce) |
| Paiement de l’impôt sur le revenu | 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle |
| Paiement des impôts locaux | 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletins de paies | A vie |
| Contrat de travail | 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil) |
| Documents relatifs à la comptabilisation des horaires | 1 an (article L 611-9 du Code du Travail) |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans (article L 244-3 du Code de la Sécurité Sociale) |
| Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire | 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil) |
| Reçus de solde de tout compte | 5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail) |
| Registre du personnel | 5 ans à compter de la clôture du registre (article L 620-3 du Code du Travail) |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Carnet à souche des attestations d’inscription en compte | 30 ans |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code de Commerce) |
| Ordres de mouvement | 30 ans |
| Pièces modificatives des statuts | 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil) |
| Rapports des commissaires aux comptes | 10 ans |
| Rapports du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans |
| Registre de titres nominatifs et des mouvements de titres | 30 ans |
| Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés) | 30 ans |
| Feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans |
| Statuts | 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil) |